Mở một quán cafe là ước mơ của nhiều người, nhưng để biến giấc mơ đó thành hiện thực, bạn cần chuẩn bị một kế hoạch tài chính rõ ràng. Chi phí setup quán cà phê không chỉ bao gồm tiền thuê mặt bằng hay mua sắm thiết bị mà còn bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác như thiết kế nội thất, nhân sự, nguyên liệu và chiến lược kinh doanh.

Vậy, chi phí mở quán cafe phụ thuộc vào những yếu tố nào? Làm thế nào để tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng? Hãy cùng daotaophache.com tìm hiểu chi tiết trong bài viết này!

1. Tại sao cần tính toán kỹ chi phí setup quán cafe?

Setup quán cafe không chỉ đơn thuần là thuê mặt bằng, mua máy pha cafe và mở cửa đón khách. Nếu không có kế hoạch chi tiết, bạn có thể bị đội vốn lên rất nhiều, thậm chí rơi vào tình trạng lỗ ngay từ những tháng đầu tiên.

Một số lý do khiến việc tính toán chi phí trở nên quan trọng:

✅ Tránh thâm hụt ngân sách: Nếu không có dự trù chi phí rõ ràng, bạn có thể sẽ gặp khó khăn về tài chính ngay khi quán vừa hoạt động.
✅ Định hướng phong cách quán cafe: Ngân sách ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn phong cách thiết kế, nội thất, menu và chiến lược kinh doanh.
✅ Tối ưu lợi nhuận: Nếu biết cách phân bổ hợp lý, bạn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu mà vẫn đảm bảo vận hành quán trơn tru.
? Lời khuyên: Trước khi mở quán, hãy lập một bảng dự toán chi phí chi tiết và chuẩn bị ngân sách dự phòng từ 10-20% để tránh các rủi ro phát sinh.


2. Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí mở quán cafe

2.1. Chi phí thuê mặt bằng quán cafe

Chi phí mặt bằng là một trong những khoản tốn kém nhất khi setup quán cafe, chiếm từ 30-50% tổng vốn đầu tư. Giá thuê phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

? Vị trí mặt bằng:


  • Khu vực trung tâm thành phố có giá thuê cao hơn nhưng lượng khách tiềm năng lớn.
  • Vị trí gần trường học, công ty, khu dân cư đông đúc là những nơi có thể thu hút khách hàng ổn định.
  • Mặt tiền đường lớn có giá cao hơn trong hẻm nhưng giúp quán dễ dàng nhận diện hơn.
? Diện tích và cơ sở vật chất:
[*]Quán rộng rãi thì chi phí thuê càng cao, nhưng nếu không tối ưu diện tích, bạn có thể tốn nhiều tiền mà không khai thác hết tiềm năng.[*]Nếu mặt bằng có sẵn hệ thống điện, nước, quầy bar, bàn ghế thì có thể giúp tiết kiệm đáng kể chi phí thi công.
? Kinh nghiệm: Nếu ngân sách hạn chế, bạn có thể chọn những vị trí trong hẻm lớn, gần khu văn phòng hoặc thuê mặt bằng nhỏ với mô hình take-away.
2.2. Chi phí thiết kế và thi công nội thất

Không gian quán đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân khách hàng. Thiết kế nội thất ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí setup quán cafe, bao gồm:

? Lựa chọn phong cách quán cafe

Mỗi phong cách thiết kế có một mức đầu tư khác nhau. Dưới đây là một số phong cách phổ biến và ước tính chi phí:

Vintage: Nội thất gỗ, đèn vàng, decor cổ điển / 4 - 6 triệu VNĐ/ m2

Hiện đại: Thiết kế tối giản, tông màu trung tính / 3 - 5 triệu VNĐ/ m2

Industrial: Sử dụng xi măng trần, đèn thả, bàn ghế sắt / 5 - 7 triệu VNĐ/ m2

Take-away: Không gian nhỏ gọn, tập trung quầy pha chế / 2 - 4 triệu VNĐ/ m2

2.3. Chi phí trang thiết bị và máy móc pha chế

Mở quán cafe không thể thiếu các thiết bị pha chế và phục vụ. Chi phí này có thể dao động từ 30 triệu - 200 triệu, tùy vào mô hình kinh doanh.

☕ Những thiết bị cần thiết khi setup quán cafe

Dưới đây là một số thiết bị quan trọng mà bất kỳ quán cafe nào cũng cần đầu tư:

Máy pha cafe: Pha espresso, cappuccino, latte / 20 - 100 triệu
Máy xay cafe: Xay hạt cafe để pha espresso / 5 - 20 triệu
Tủ lạnh: Bảo quản sữa, trái cây, nguyên liệu pha chế / 5 - 15 triệu
Bình ủ lạnh: Giữ lạnh trà sữa, nước ép / 2 - 5 triệu
Bàn ghế, quầy bar: Nội thất cơ bản cho quán / 10 - 50 triệu

? Nên mua mới hay mua cũ để tiết kiệm chi phí?
[*]Mua mới: Đảm bảo chất lượng, bảo hành dài hạn, nhưng chi phí cao.[*]Mua cũ: Tiết kiệm 30-50% chi phí, nhưng cần kiểm tra kỹ trước khi mua để tránh hư hỏng nhanh.

>>>Bài viết khác xem tại đây: lớp học pha chế cafe.



3. Cách tối ưu chi phí setup quán cafe hiệu quả

Sau khi đã xác định được các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí setup quán cafe, điều quan trọng tiếp theo là tìm cách tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo vận hành hiệu quả. Dưới đây là những giải pháp thực tế giúp bạn giảm chi phí nhưng vẫn duy trì chất lượng quán cafe.

3.1. Lập kế hoạch ngân sách chi tiết

Một trong những sai lầm lớn nhất của người mới bắt đầu là không lập kế hoạch ngân sách rõ ràng. Bạn nên chia chi phí thành các nhóm cụ thể để dễ kiểm soát:

? Chi phí cố định:[*]Tiền thuê mặt bằng hàng tháng[*]Lương nhân viên[*]Điện, nước, internet

? Chi phí đầu tư ban đầu:
[*]Thiết kế và thi công nội thất[*]Mua sắm máy móc, trang thiết bị[*]Đặt cọc thuê mặt bằng ? Chi phí vận hành:
  • Nguyên liệu pha chế
  • Quảng cáo, marketing
  • Chi phí bảo trì thiết bị
? Mẹo hữu ích: Hãy dự trù ít nhất 10-20% ngân sách để xử lý các khoản chi phí phát sinh không lường trước.
3.2. Tận dụng mô hình kinh doanh nhượng quyền

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm mở quán cafe, việc tham gia mô hình nhượng quyền cafe là một lựa chọn giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí và giảm rủi ro thất bại.

✅ Lợi ích của mô hình nhượng quyền
  • Tiết kiệm chi phí setup: Bạn không cần mất công tìm nguồn cung cấp, xây dựng thương hiệu từ đầu.
  • Hỗ trợ đào tạo nhân viên: Nhiều thương hiệu cung cấp khóa học barista, quy trình pha chế chuẩn để đảm bảo chất lượng đồng đều.
  • Được hỗ trợ marketing: Không cần tốn nhiều tiền quảng cáo, thương hiệu có sẵn đã thu hút khách hàng.
? Ví dụ: Các thương hiệu cafe nhượng quyền nổi tiếng như Highlands Coffee, The Coffee House, Milano Coffee có mô hình nhượng quyền chuyên nghiệp, giúp bạn tiết kiệm công sức và chi phí đáng kể.

3.3. Quản lý nhân sự thông minh để tối ưu chi phí

Nhân sự là yếu tố quan trọng quyết định trải nghiệm khách hàng, nhưng cũng là khoản chi phí lớn hàng tháng. Để tiết kiệm chi phí, bạn cần tuyển dụng và quản lý nhân viên hợp lý:
  • ? Thuê số lượng nhân viên phù hợp với quy mô quán, tránh thuê quá nhiều khi chưa có lượng khách ổn định.
  • ? Đào tạo nhân viên đa năng: Một nhân viên có thể kiêm nhiều vị trí như pha chế, thu ngân, phục vụ sẽ giúp giảm bớt số lượng nhân sự cần thuê.
  • ? Xây dựng quy trình làm việc tối ưu để tránh lãng phí nhân lực trong các khung giờ ít khách.
? Mẹo tiết kiệm: Bạn có thể tham gia các khóa học đào tạo pha chế chuyên sâu tại daotaophache.com để tự vận hành quán trong giai đoạn đầu, giảm bớt chi phí thuê barista chuyên nghiệp.

>>>Xem thêm tại đây: cách marketing cho quán cafe.

3.4. Đầu tư vào marketing hiệu quả

Marketing là khoản chi phí bắt buộc phải có, nhưng không nhất thiết phải chi quá nhiều tiền. Nếu biết cách tận dụng các kênh marketing online, bạn có thể thu hút khách hàng với chi phí cực thấp:

? Tận dụng mạng xã hội (Facebook, TikTok, Instagram):

  • Chia sẻ hình ảnh không gian quán, menu đồ uống hấp dẫn.
  • Đăng video hậu trường pha chế để tạo sự thú vị.
  • Tổ chức minigame, chương trình giảm giá để thu hút khách hàng mới.

? Đăng ký quán trên Google Maps:

  • Giúp khách hàng dễ dàng tìm thấy quán.
  • Tăng khả năng tiếp cận với khách hàng địa phương.

? Chạy quảng cáo Facebook Ads với ngân sách nhỏ:

  • Target đúng khách hàng mục tiêu theo độ tuổi, khu vực.
  • Tập trung vào các chương trình ưu đãi để kích thích nhu cầu.
? Tip hay: Nếu ngân sách hạn chế, hãy tạo chương trình khách hàng thân thiết để giữ chân khách cũ thay vì chỉ tập trung tìm kiếm khách mới.


4. Kết luận

Mở quán cafe không chỉ là việc chuẩn bị vốn mà còn cần có chiến lược sử dụng ngân sách hợp lý. Để tránh tình trạng "hụt hơi" tài chính sau khi mở quán, bạn cần:

✔
Lập kế hoạch tài chính rõ ràng, dự trù chi phí chi tiết.
✔ So sánh giá cả và lựa chọn nguồn cung cấp hợp lý.
✔ Xây dựng mô hình quán cafe phù hợp với ngân sách.
✔ Tối ưu nhân sự, marketing để tiết kiệm chi phí vận hành.
? Nếu bạn đang có kế hoạch mở quán cafe, đừng quên tham gia các khóa học tại daotaophache.com để được hướng dẫn chi tiết từ A-Z. Chúng tôi cung cấp khóa đào tạo pha chế, tư vấn setup quán cafe, nhượng quyền thương hiệu giúp bạn hiện thực hóa giấc mơ kinh doanh cafe một cách dễ dàng! ?