5 bước để chọn một phần mềm nhân sự tốt nhất

**HaoNhien** · 07-22-2019, 10:30 PM

Ngày nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự trong và ngoài nước, việc triển khai một phần mềm vào doanh nghiệp thường mất thời gian từ 2-4 tháng do vậy bạn cần tìm hiểu kỹ các phần mềm trước khi ứng dụng vào doanh nghiệp của mình. Sau đây là một số lời khuyên từ các chuyên gia Nhân sự về việc lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn.

Xác định nhu cầu hiện tại và trong tương lai

Thông thường các doanh nghiệp sẽ tìm kiếm phần mềm dựa trên nhu cầu hiện tại. Ví dụ như bạn gặp vấn đề trong chấm công hoặc bạn không rõ về việc triển khai KPI trong doanh nghiệp thế nào…, bạn sẽ tìm kiếm phần mềm giải quyết vấn đề đó. Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ phát triển rất nhanh lựa chọn những phần mềm có thể giải quyết nhiều hơn các bài toán trong tương lai có thể là sự lựa chọn khôn ngoan hơn. Ví dụ thách thức trong tương lai có thể là việc tìm kiếm một lượng lớn nhân sự mới những vấn đề chấm công chỉ là vấn đề hiện tại. Hay việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để tìm kiếm nhân sự và đào tạo nhân sự sẽ là lựa chọn trong tương lai. Do vậy việc lựa chọn các phần mềm có thể giải quyết các vấn đề mới nảy sinh là sự lựa chọn không tồi. Tất nhiên phần mềm mà bạn lựa chọn phải giải quyết được bài toán hiện tại của bạn.

Lựa chọn công nghệ cho phần mềm

Ngày nay có 2 thế hệ phần mềm nhân sự. Các thế hệ phần mềm trước đã được phát triển trong vòng 10 năm trở lại đây và đa phần là phần mềm cài đặt trên máy tính. Ưu điểm của các phần mềm này là là tính chuyên sâu về nghiệp vụ đã hoàn chỉnh, chỉ chạy trên hệ thống nội bộ nên tính lưu trữ và bảo mật tốt hơn. Nhược điểm của thế hệ phần mềm này là thiếu tính tương tác, dữ liệu không thể theo dõi theo thời gian thực, cần phải cài đặt và nâng cấp. Thế hệ phần mềm mới gọi là SAAS, nhóm phần mềm này dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Ưu điểm của phần mềm này là không cần cài đặt, chi phí rẻ và dữ liệu có ngay tức thời. Tuy nhiên nhược điểm là các dữ liệu đều lưu trữ trực tuyến do vậy có rủi ro về bảo mật thông tin nếu đơn vị cung cấp không tốt.

Tìm kiếm phần mềm phù hợp

Hiện tại có rất nhiều phần mềm cung cấp trong và ngoài nước cả thế hệ mới và thế hệ cũ. Theo phân tích của Gartner, 70% doanh nghiệp của Mỹ đã chuyển sang sử dụng phần mềm SAAS. Bạn có thể cân nhắc các phần mềm trong nước như Tanca.io, Amis.vn, Basecrop.com, Hrmcloud.vn… Hoặc các phần mềm nước ngoài như Bamboohr.com, Deputy, Workday, Web.hr… Các phần mềm trong nước thường xây dựng nghiệp vụ phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp trong khi đó các phần mềm nước ngoài thì thường chuyên biệt về một nghiệp vụ nào đó và tính ổn định tốt hơn.

Yếu tố giá thành

Yếu tố giá thành sẽ khiến nhiều doanh nghiệp cân nhắc. Hiện tại thị trường có các gói giá như mua một lần, thuê theo số lượng nhân viên cho tất cả tính năng, thuê theo số lượng nhân viên cho tính năng mong muốn… Tùy mô hình kinh doanh mà bạn có thể lựa chọn. Lời khuyên của các chuyên gia là nếu bạn có thể thuê được, bạn hãy thuê và chạy thử nghiệm trước sau đó mới quyết định mua. Khi bạn quyết định mua hoặc thuê dài hạn bạn nên mua đứt hoặc thuê tối thiểu trên 1 năm để hưởng các chính sách ưu đãi về giá và hỗ trợ từ nhà cung cấp.

Thử nghiệm và đo lường

Ngày nay có rất nhiều phần mềm cho bạn dùng thử miễn phí. Bạn có thể dùng thử theo số lượng tài khoản giới hạn hoặc dùng thử theo thời gian giới hạn. Dù cách nào bạn cũng nên thử nghiệm và đo lường. Cách tốt nhất là bạn hãy liên hệ với nhà cung cấp, yêu cầu họ demo sản phẩm cho bạn. Hoặc bạn yêu cầu họ thiết lập các dữ liệu mẫu đúng với mô hình kinh doanh của bạn. Sau đó hãy nghiên cứu các cách thức triển khai trong một nhóm nhỏ và đo lường hiệu quả của phần mềm.