Mẫu công văn đề nghị được dùng nhiều nhất

Mẫu công văn đề nghị là văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức sử dụng phổ biến. Công văn đề nghị được xem là phương thức giao tiếp giữa cấp trên với cấp dưới, cá nhân với tổ chức, bộ phận ngang cấp. Mỗi mục đích đề nghị sẽ có mẫu công văn khác nhau, gửi đúng đến đối tượng có thẩm quyền, có năng lực giải quyết vấn đề.

1. Công văn đề nghị là gì?

Theo Nghị định 30/2020, công văn đề nghị là một trong những văn bản hành chính, được sử dụng nhiều trong các cơ quan nhà nước, ban ngành đoàn thể hay các tổ chức, doanh nghiệp. Loại văn bản này thường được sử dụng bởi cá nhân, cấp dưới, bộ phận ngang cấp, cấp trên (gọi chung là bên gửi công văn) gửi đến cơ quan, bộ phận, cá nhân khác (chủ thể tiếp nhận) có thẩm quyền để yêu cầu giải quyết những vấn đề liên quan đến quyền hạn, lợi ích cá nhân.

Mẫu công văn đề nghị được sử dụng trong mọi lĩnh vực. Đặc biệt, trong lĩnh vực kinh doanh, văn bản hành chính này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ, trách nhiệm tốt hơn.

Xem thêm các mẫu công văn, mẫu hợp đồng:

• Mẫu công văn thông báo
• Mẫu biên bản hủy hợp đồng
• Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
• Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng
• Mẫu gia hạn hợp đồng thuê
• Mẫu thông báo tăng giá thuê
• Mẫu đề nghị giảm giá thuê
• Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng

2. Cấu trúc của một công văn đề nghị chuẩn

Căn cứ Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cấu trúc và hình thức của mẫu công văn đề nghị được thể hiện như sau:

• Phần đầu:
  • Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
  • Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
  • Số, ký hiệu của văn bản.
  • Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
  • Thông tin của cơ quan, tổ chức/ cá nhân gửi công văn.
  • Thông tin của cơ quan, tổ chức/ cá nhân nhận công văn.
  • Tên loại và trích yếu nội dung công văn
• Phần nội dung chính:
  • Lời chào đến chủ thể nhận công văn
  • Giới thiệu vấn đề cần đề nghị
  • Nêu ngắn gọn lý do đề nghị
  • Nội dung đề nghị

• Phần kết:
  • Lời cảm ơn và kết thúc công văn.
  • Chức vụ, họ tên và chữ ký của người gửi.
  • Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức của người gửi
  • Địa chỉ, thông tin liên hệ với người gửi.

• Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác
  • Phụ lục.
  • Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
  • Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
  • Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

Công văn đề nghị cần thể hiện đầy đủ những thành phần cần có của một văn bản hành chính theo quy định của pháp luật.

3. Các mẫu công văn đề nghị phổ biến

Công văn không phải là văn bản pháp luật nhưng vẫn cần thực hiện đúng theo quy định về trình tự, thủ tục, thẩm quyền của Pháp luật. Sau đây là các mẫu công văn phù hợp với từng mục đích đề nghị.

3.1 Mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê

Giá thuê nhà/văn phòng/mặt bằng được thống nhất giữa các bên và được ghi nhận thông qua Hợp đồng cho thuê. Tuy nhiên, vì các lý do khách quan, bên thuê không đủ khả năng chi trả tiền thuê có thể viết công văn đề nghị giảm giá thuê.

Mẫu tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc

ĐƠN XIN MIỄN GIẢM TIỀN THUÊ NHÀ

Kính gửi: …………………………………

Tôi tên là:……………………………. Sinh năm: ………………………………

Số điện thoại: ………………………………………..

Tôi xin trình bày: Ngày ………………… Tôi có ký hợp đồng thuê nhà trọ để ở tại căn nhà có địa chỉ là: ………………………………… Với chủ nhà là: ……………………….. Trong hợp đồng tính thời điểm hiện tại có điều khoản, tiền thuê nhà trọ và cách thức trả là: ……………../1 tháng, và thanh toàn tháng/1 lần.

Tuy nhiên, trong thời gian vừa qua, do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 và ……………….. là một địa điểm chịu ảnh hưởng nặng nề.

Vì vậy, hôm nay tôi làm đơn này xin đề nghị đến quý chủ nhà có thể xem xét, kiểm tra tình hình để có thể miễn giảm tiền thuê nhà cho tôi trong khoảng thời gian dịch bệnh cao điểm này (tháng .. + …/….., tùy theo tình hình dịch bệnh).

Tôi biết điều này có thể ảnh hưởng đến thu nhập của quý chủ nhà, nhưng kính mong quý chủ nhà xem xét và đồng ý vì sự hợp tác lâu dài và tinh thần tương trợ lẫn nhau trong thời gian khó khăn này.

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

……. ngày …….. tháng ……. năm…….

Tên chủ nhà

Người viết đơn

(Ghi đầy đủ họ và tên)

3.2 Mẫu công văn đề nghị gia hạn hợp đồng

Khi hợp đồng kinh tế sắp hết hạn, một bên tham gia trong hợp đồng kinh tế gửi đề nghị với bên chủ thể còn lại để yêu cầu tiếp tục hợp tác, hỗ trợ nhau trong hoạt động doanh nghiệp.

Mẫu tham khảo:

CÔNG TY …

Số …/…

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ GIA HẠN HỢP ĐỒNG KINH TẾ

Kính gửi: Công ty …………………..

Căn cứ theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam;

Căn cứ theo HĐKT số … đã ký kết ngày … tháng … năm …;

Căn cứ theo nhu cầu thực tế 2 bên;

Công ty … xin thông báo Hợp đồng kinh tế giữa hai bên sẽ hết hiệu lực từ ngày …/…/…

Lý do: Hợp đồng số …/HĐKT là hợp đồng có thời hạn và kết thúc vào ngày …/…/… Do nhu cầu hoạt động của Công ty …, sau khi hết thời hạn của HĐKT số ký ngày … tháng … năm …, chúng tôi có nhu cầu muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ của công ty; cụ thể như sau:

1. ….
2. ….
3. ….

Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên được quy định trong hợp đồng số ….

Nay chúng tôi kính đề nghị Quý Công ty … đồng ý tiếp tục thực hiện Hợp đồng số … sau khi hết hạn hợp đồng kể từ ngày …/…/…

…, ngày … tháng … năm …

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

(Ký và ghi rõ họ tên)

3.3 Mẫu công văn đề nghị hỗ trợ tài chính

Trong kinh doanh, một số hoạt động quản lý, vận hành cần sử dụng nhiều kinh phí để triển khai công việc đạt hiệu quả cao. Lúc này, bộ phận liên quan cần lập đơn đề nghị hỗ trợ kinh phí.

Mẫu tham khảo:

3.3 Mẫu công văn đề nghị hợp tác kinh doanh

Khi cá nhân, đơn vị doanh nghiệp muốn hợp tác với một cá nhân/đơn vị khác nhằm chung tay làm việc, hỗ trợ trong công việc để đạt được mục tiêu chung thì cần sử dụng mẫu đơn đề nghị hợp tác kinh doanh.

Mẫu tham khảo:

CÔNG TY …………..

Số: ……/CV - ……

(V.v: Đề nghị phối hợp thực hiện ……)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

……………, ngày ….. tháng ….. năm ….

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ PHỐI HỢP

Kính gửi: - Công ty …………………………………………………………………

- Phòng/Ban ……………………………………………………………..

- Ông/Bà ……………………….., Trưởng Phòng/Ban ………………..

[Hoặc các chủ thể khác, tùy thuộc vào quyền yêu cầu các chủ thể có sự phối hợp trong công việc]

Ngày …. tháng …. năm……, Phòng/ban………. [Tên phòng ban được yêu cầu thực hiện nhiệm vụ, công việc] chúng tôi nhận được văn bản số ……/… của Công ty………… [Tên công ty] đề nghị thực hiện công việc ……………… [Tên công việc được yêu cầu thực hiện].

Tuy nhiên, sau một thời gian thực hiện, chúng tôi nhận thấy giữa …………….. và ………….. không có sự phối hợp trong quá trình thực hiện công việc dẫn tới kết quả đạt được không như mong đợi.

Do vậy, chúng tôi làm đơn này để kính đề nghị ……………… [Tên công ty, đơn vị yêu cầu thực hiện nhiệm vụ, công việc] xem xét và có biện pháp phối hợp với hoạt động ……………………. các Phòng/Ban chúng tôi, cụ thể như sau:

Điều 1. Mục đích

Đề nghị ……………. [Tên đơn vị, bộ phận, phòng ban được yêu cầu phối hợp] phối hợp với Phòng/Ban ………….. [Tên phòng ban] chúng tôi trong quá trình chuẩn bị, thực hiện công việc ………………[Tên công việc thực hiện] theo văn bản/chỉ đạo/……………………….

Điều 2. Lý do đưa ra đề nghị

[Nêu các lý do đưa ra đề nghị phối hợp] ………………………………………………..

Điều 3. Quá trình phối hợp thực hiện công việc/trách nhiệm/………

1. Phối hợp trong quá trình chuẩn bị [Nêu chi tiết các công việc cần thực hiện]

………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………….

1. Phối hợp trong quá trình thực hiện [Nêu chi tiết các công việc cần thực hiện]

………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………….

1. Kết quả đặt ra [Nêu yêu cầu kết quả cần đạt được]

………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………….

Phòng/ban chúng tôi kính gửi ………………… [Tên cơ quan, đơn vị, phòng ban được yêu cầu phối hợp] xem xét đề nghị trên. Kính mong ………………………. chấp nhận công văn đề nghị phối hợp này của chúng tôi và có các hành động phối hợp thực tế để việc thực hiện công việc/nhiệm vụ……………… được phân công của Phòng/Ban chúng tôi hoàn thành tốt đẹp và thành công.

Trân trọng ./.

Nơi nhận:

- Như trên;

- Lưu: VT; ….

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ / PHÒNG / BAN

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

4. Lưu ý khi soạn thảo công văn đề nghị

Công văn đề nghị mang tính pháp lý cao, khi soạn thảo vẫn cần tuân thủ các lưu ý sau:

• Ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện sự trang trọng đối với chủ thể người nhận. Không sử dụng văn phong thân mật.
• Thông tin chính xác, rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề, tránh dùng những câu văn dài dòng, rườm rà, khó hiểu.
• Trình bày mạch lạc, dễ hiểu, tránh gây hiểu nhầm.
• Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp để công văn phải có định dạng nhất quán và chuyên nghiệp.
• Gửi đúng thời điểm, nên ưu tiên giờ hành chính và tránh ngày lễ, tết vì sẽ dễ dẫn đến việc bỏ lỡ thông tin.
• Theo dõi quá trình xử lý công văn của chủ thể nhận và có phản hồi kịp thời khi cần thiết.

Mẫu công văn đề nghị được xem là một sự thúc ép mang tính thực thi, đôn đốc các bên liên quan thực hiện nhiệm vụ. Khi sử dụng công văn đề nghị đúng mục đích và thời điểm sẽ giúp giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.