1. Phiếu giao việc của UBND được hiểu như thế nào?
Phiếu giao việc của UBND được hiểu là một mẫu văn bản chứa thông tin công việc mà người quản lý giao cho nhân viên thực hiện công việc. Phiếu giao việc UBND sẽ có hình thức riêng biệt tuy nhiên vẫn sẽ chung về mục nội dung, gồm các thông tin cơ bản ví dụ như người thực hiện công việc là ai, địa điểm ở đâu, thời hạn là bao lâu?... UBND được xem là một cơ quan hành chính của Nhà nước trong hệ thống hành chính Cộng Hòa Xã Hội chủ nghĩa Việt Nam. Chính là cơ quan thực thi pháp lập tại những tỉnh, huyện và xã. Một số chức danh của UBND được Hội đồng nhân dân cấp tương ứng bầu ra và có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ của Hội đồng nhân dân.
Đứng đầu trong UBND chính là chủ tịch UBND, thường sẽ là phó bí thư Đảng ủy Đảng cộng sản Việt Nam cấp tương đương. Các quyền hạn của UBND được quy định tại Hiến Pháp nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam và kèm theo là Luật tổ chức chính quyền địa phương. Các cơ quan có nhiệm vụ giúp việc cho UBND các cấp ví dụ như: Sở ( hay còn gọi là cấp tỉnh), Phòng ( hay còn gọi là cấp huyện), Ban ( hay còn gọi là cấp xã).
UBND chỉ có một chức năng duy nhất đó chính là quản lý Nhà nước, bởi quản lý nhà nước là một hoạt động chủ yếu, bao quát hết toàn bộ hoạt động của UBND. Dựa trên cơ sở bảo đảm về tính thống nhất của pháp luật, UBND có quyền ban hành một số cơ chế, chính sách phù hợp với thực tế của địa phương mình, từ đó tạo nên điều kiện thuận lợi để khuyến khích những thành phần kinh tế phát triển và thu hút đầu tư nước ngoài.
2. Vì sao lại cần đến phiếu giao việc của UBND và nội dung của nó là gì?
2.1. Vì sao cần đến phiếu giao việc UBND?
Trong quá trình làm việc thì người quản lý không phải lúc nào cũng có mặt thường xuyên để giao việc trực tiếp cho nhân viên được. Trường hợp khi phải đi công tác hay khi vắng văn phòng mà cần giao việc cho một nhân viên hay bộ phận của một phòng ban nào đó thì người quản lý có thể sử dụng phiếu giao việc này để thực hiện. Phiếu giao việc UBND hỗ trợ cho người giao việc truyền tải được đầy đủ thông tin, các đầu việc đến với nhân viên một cách chi tiết và rõ ràng nhất. Khi có sự xuất hiện của lá phiếu này, nhân viên sẽ hình dung được mình cần phải làm các công việc gì và thực hiện theo đúng yêu cầu của phiếu giao việc.
Phiếu giao việc hỗ trợ nhân viên ghi nhớ được hết các công việc mình cần phải thực hiện, hiểu rõ ràng hơn là phiếu giao việc còn đóng vai trò làm bằng chứng chứng minh với bảo vệ hay an ninh để bạn có thể ra vào để thực hiện công việc một cách hợp lệ dù đang trong thời gian làm việc. Dựa vào tờ phiếu này, bạn có thể đánh giá hiệu quả của công việc đã được giao, nhận biết xem công việc nào đã hoàn thành và chưa hoàn thành.
Vấn đề bàn giao công việc và hướng dẫn người đảm nhận không chỉ thể hiện được trách nhiệm của người lao động mà bên cạnh đó còn là yêu cầu cần thiết trong quy trình làm việc tại các cơ quan, doanh nghiệp. Quy trình này cần được tiến hành với sự góp mặt đầy đủ của người giao và người tiếp nhận công việc.
2.2. Nội dung của phiếu giao việc UBND
2.2.1. Phần đầu trong phiếu giao việc
Nội dung không thể thiếu và cần xuất hiện đầu tiên trong phiếu giao việc UBND là thông tin về tiêu đề, tiêu ngữ, tên công ty, doanh nghiệp, bộ phận, phòng ban. Đây là các thông tin chung bắt buộc mọi người phải điền đầy đủ nhằm xác minh nguồn gốc của phiếu giao việc đó, để có thể biết được nó đến từ đâu.
Nội dung cần chú ý tiếp theo cần phải có trong lá phiếu giao việc là tên của công việc cần thực hiện và người được giao nhiệm vụ. Tùy thuộc mỗi công ty sẽ có một phòng ban riêng và bộ phận khác biệt nhau. Để phiếu giao việc UBND đến đúng người và đúng địa điểm thì bắt buộc trên phiếu giao việc phải có thông tin chính xác của công việc và người tiến hành. Đây cũng sẽ được coi là bằng chứng để xác minh trách nhiệm sau cùng thuộc về ai.
2.2.2. Nội dung trong phiếu giao việc
Về phần nội dung cụ thể công việc, đây cũng được xem là một phần khá quan trọng mà người giao việc cần chú ý để viết sao cho đúng và chính xác. Cần viết đúng thì người được giao việc mới thực hiện chính xác được. Với phần này thì người viết phải đưa vào một cách chi tiết, rõ ràng, đầy đủ nhất thông tin những hạng mục công việc, tiêu chuẩn cần phải đạt, thời gian hoàn thành công việc là bao lâu kèm các lưu ý cần liên quan.
2.2.3. Phần cuối phiếu giao việc
- Thời gian về ngày/tháng/năm, người điều động phải ký ghi rõ họ tên - đóng dấu làm xác nhận.
- Người được phân công công việc cũng phải ký ghi rõ họ tên.
- Ghi chú thêm một số thông tin người phản hồi nếu như trong quá trình thực hiện công việc gặp trở ngại.
3. Những lưu ý khi viết phiếu giao việc UBND
Để có được một là phiếu giao việc UBND hoàn chỉnh thì người viết cần tìm hiểu kỹ về mẫu đã có sẵn. Bảo đảm các thông tin về nội dung cũng phải hết sức chi tiết, chính xác. Chỉ có như vậy thì người đảm nhận công việc mới có thể hoàn thành tối đa theo đúng yêu cầu trong phiếu giao việc. Tiếp theo chính là chú ý về hình thức trình bày, người lập phiếu giao việc UBND cần quan sát kỹ về phông chữ, cỡ chữ, cách trình bày sao cho thật rõ ràng, sạch sẽ nội dung giữa các phần để người nhận việc dễ quan sát và theo dõi.
Lưu ý tiếp theo đó là các thông tin về tài liệu, quá trình làm việc. Phần này hỗ trợ cho nhân viên làm đúng chính xác theo yêu cầu của người quản lý vì thế mà người giao việc cũng cần chú ý rõ vấn đề này để nhân việc được biết. Chú ý về phần chính tả trong phiếu giao việc, sau khi hoàn thành xong nội dung, người quản lý cần soát lại lỗi chính tả, chắc chắn không được để mắc lỗi cả về câu từ. Đặc biệt là không nên sử dụng ngôn ngữ địa phương hay từ nhiều nghĩa,..sẽ khiến cho người nhận việc dễ hiểu lầm ý của người quản lý. Do đó người giao công việc nên tránh trường hợp này để không xảy ra rủi ro, khó khăn.
Mặt khác, phần thời gian trong lá phiếu giao việc cũng cần để tâm một chút. Có khá là nhiều người giao việc vì một lý do khách quan nào đó mà quên hay không ghi thời gian cụ thể cần tiến hành công việc. Vì thế đã dẫn đến phiếu giao việc của họ bị sai lệch thông tin, làm cho quá trình thực hiện phiếu giao việc không đúng theo kế hoạch ban đầu đã đề ra. Không chỉ vậy, để giao công việc một cách thuận tiện và nhanh chóng thì người bàn giao nên soạn sẵn những nội dung cần giao và thực hiện lập kế hoạch hướng dẫn người tiếp nhận cả một quy trình chi tiết từ đầu đến cuối.
Ngoài ra để có thể tiết kiệm được công sức và thời gian thì người quản lý hay người phụ trách giao việc cũng có thể áp dụng phần mềm giao việc vào trong công việc này. Nó có thể hỗ trợ tối đa được thời gian mà bạn phải ngồi gõ từng nội dung một trong phiếu giao việc truyền thống như thế kia.
Trên đây là thông tin chia sẻ của timviec365.vn về phiếu giao việc của UBND kèm theo các thông tin có liên quan. Đồng thời cũng chia sẻ cho bạn đọc về những lưu ý khi viết lá phiếu này. Nếu như bạn chưa tự tin để soạn thảo các lá phiếu thì có thể tham khảo qua các mẫu có trên trang web của chúng tôi. Cảm ơn bạn đọc đã dành thời gian cho bài viết này, hẹn mọi người trong nội dung mới tiếp nheo nhé.
