Sổ phụ ngân hàng là gì? Kế toán nào cũng cần biết những điều này

Sổ phụ ngân hàng là gì? Có vai trò và tác dụng gì trong kế toán? Sổ phụ ngân hàng là cái tên quen thuộc thường gặp trong kế toán nhưng không phải kế toán viên nào cũng hoàn toàn nắm rõ các thông tin về khái niệm này. Hôm nay để giúp các bạn hiểu hơn về thuật ngữ sổ phụ ngân hàng trong kế toán cũng như tầm quan trọng của nó, Tam Khoa đã mang đến bài viết dưới đây, cùng theo dõi nhé.

Tham gia nhóm Trao đổi - chia sẻ tin tức kế toán cùng chúng tôi ngay để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.

Sổ phụ ngân hàng là gì?

Sổ phụ ngân hàng là sổ được dùng vào mục đích liệt kê các nghiệp vụ tài chính như: nợ, các loại tài chính phát sinh trong tài khoản kế toán của doanh nghiệp để gửi tới chủ sở hữu tài khoản. Bản liệt kê này được sử dụng với mục đích chính là theo dõi, đối chiếu các nghiệp vụ kết toán phát sinh giữa doanh nghiệp với ngân hàng trong một khoảng thời gian cụ thể.

- Sổ phụ được gửi đến khách hàng sẽ bao gồm các thông tin: số tiền đã gửi, đã rút, số lần thanh toán cá nhân, số tiền lãi, phí dịch vụ, số tiền phạt đối với tài khoản và số dư tiền mặt có trong tài khoản.

- Những ngân hàng có sổ phụ thường sẽ đưa tài liệu này cho khác hàng của mình 1 lần trong tháng để các doanh nghiệp có thể kiểm kê, đối chiếu lại các giao dịch trong tháng.

- Thông qua bản liệt kê chi tiết, có thể theo dõi, đối chiếu các hoạt động phát sinh thực tế giữa công ty với ngân hàng trong một khoảng thời gian cụ thể (trong ngày, trong tháng, quý hoặc trong năm).

- Những thông tin được cung cấp trong các sổ phụ ngân hàng hiện nay bao gồm:

• Số dư tiền mặt trong tài khoản ban đầu.
• Tổng tiền từng giao dịch, tiền mặt đã gửi.
• Số tiền rút từ tài khoản.
• Các lần thanh toán cá nhân khác nhau.
• Số tiền lãi kiếm được.
• Phí dịch vụ, tiền phạt với tài khoản.
• Số dư tiền mặt trong tài khoản.

Qua những chia sẻ trên chúng ta có thể hiểu đơn giản sổ phụ ngân hàng chính là cuốn sổ ghi chéo quá trình giao dịch của tài khoản ngân hàng trong một thời gian nhất định để theo dõi được quá trình sử dụng.

Lợi ích của sổ phụ ngân hàng trong kế toán

Bạn đã biết hết các lợi ích mà sổ phụ ngân hàng mang lại hay chưa? Đừng vội xem thường vì dưới đây chính là những lợi ích quan trọng mà sổ phụ ngân hàng sẽ mang đến cho bạn.

Lợi ích:

• Như đã nói ở nội dung trên, thông thường các ngân hàng sẽ gửi bản sao kê đến khách hàng mỗi tháng một lần. Nhờ đó, khách hàng có thể kiểm tra và đối chiếu các giao dịch mà họ đã thực hiện trong tháng. Việc thường xuyên rà soát này giúp bạn có thể nhanh chóng phát hiện các giao dịch bất thường hay các giao dịch không hợp lý và ngân hàng có trách nhiệm sẽ giải trình cho bạn hiểu cụ thể chi tiết các vấn đề có liên quan.
• Sổ phụ là công cụ rất tốt để giúp chủ tài khoản doanh nghiệp có thể theo dõi tiền trong tài khoản của doanh nghiệp. Từ đó, giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm soát được tài chính, đưa ra những kế hoạch mới để giảm thiểu các giao dịch không cần thiết.
• Trong trường hợp có bất kỳ một vấn đề khác biệt nào được tìm thấy, bạn cần báo cáo ngay cho ngân hàng kịp thời, và kể từ thời gian in sổ phụ ngân hàng bạn sẽ có thời gian quy định có thể thắc mắc và xảy ra tranh chấp bất kỳ lỗi nào bạn thấy có sự khác biệt trong quá trình giao dịch của mình.

Đặc điểm của sổ phụ ngân hàng là gì?

• Thường sổ phụ ngân hàng sẽ được cung cấp bất cứ khi nào khách hàng cần, tuy vậy, thời gian ghi chép trên sổ sẽ chỉ ghi đến trước thời điểm lấy 1 ngày. Bởi phải sau thời gian phát sinh giao dịch ít nhất 1 ngày mới có thể in sổ phụ.
• Sổ phụ có thể là những tờ rời hoặc được in bằng cuốn tùy thuộc vào ngân hàng.
• Các doanh nghiệp thường xin cấp sổ phụ hàng tháng để tiện theo dõi các hoạt động ra, vào của đồng tiền trong tài khoản và có chứng từ để đối soát giữa phát sinh thực tế với các nghiệp vụ hạch toán của kế toán.

Các loại sổ phụ ngân hàng thường gặp

Mỗi ngân hàng sẽ có những loại sổ phụ khác nhau để khách hàng có thể nắm bắt được. Thông thường sẽ có 2 loại sổ phụ ngân hàng đó là sổ phụ ngân hàng bằng tờ rời và sổ phụ ngân hàng bằng cuốn.

Sổ phụ ngân hàng bằng tờ rời

Đây là loại sổ phụ xuất hiện khi các doanh nghiệp yêu cầu được cung cấp sổ phụ cho một giao dịch bất kỳ nào đó. Các ngân hàng sẽ in sổ phụ ngân hàng bằng hình thức tờ rời theo từng ngày. Lúc này doanh nghiệp có thể lấy số liệu vào bất cứ khoản thời gian nào. Nhưng sẽ phải tối thiểu là sau một ngày yêu cầu đề nghị.

Trong sổ phụ bằng tờ rời, các ngân hàng sẽ nhắc đến chủ yếu tới những thông tin cụ thể như các khoản ghi nợ, ghi có, và những chứng từ giao dịch tiền của tài khoản.

Ngoài ra, sẽ có thêm những phiếu hạch toán có để đề cập rõ với khách hàng số phí phải trả, cùng với đó là thuế giá trị gia tăng để kê khai chính xác thuế đầu vào của tài khoản khi giao dịch.

Sổ phụ ngân hàng bằng cuốn

Với sổ phụ cuốn, khi khách hàng có những phát sinh khác nhau trong quá trình giao dịch. Ngân hàng cần phải ghi lại những nghiệp vụ cụ thể để khi doanh nghiệp có thắc mắc cũng như đến thời hạn gửi sổ phụ thì ngân hàng sẽ in sổ cho doanh nghiệp.

Với việc sử dụng sổ phụ bằng cuốn, ngân hàng sẽ thu các khoản phí giao dịch khi có giao dịch từ doanh nghiệp. Các khoản phí này thường không có phiếu hạch toán kèm theo nên sẽ khó kê khai thuế. Do vậy, doanh nghiệp nếu không phát sinh nhiều giao dịch với ngân hàng thì có thể lấy sổ phụ theo quyển một lần vào cuối năm.

Sổ phụ ngân hàng và sao kê có giống nhau hay không?

Sổ phụ ngân hàng và sao kê của ngân hàng thực chất là giống nhau, chúng đều hướng đến chức năng là dùng để ghi lại tất cả các giao dịch khiến tài khoản phát sinh nợ, phát sinh có của công ty hoặc doanh nghiệp nào đó trong một khoảng thời gian nhất định. Thông quá các thông tin liệt kê thực tế giúp bạn có thể đối chiếu được với hạch toán.

• Khác nhau về phí in sao kê, sổ phụ: Hiện nay, đối với hầu hết các ngân hàng việc in sao kê, sổ phụ đều là trách nhiệm của ngân hàng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên trong trường hợp khách hàng làm mất sổ phụ và muốn xin xác nhận lại số dư sẽ phải tính phí: 50.000vnđ/ bản đầu tiên và 5.000vnđ các bản sao tiếp theo.
• Khác nhau về trình tự và thủ tục lấy sổ phụ ngân hàng: Tùy vào mỗi ngân hàng mà có quy định về việc lấy sổ phụ khác nhau. Nguyên tắc người đi lấy sổ phụ phải là nhân viên của công ty và xuất trình kèm theo một số giấy tờ khác.

Giấy tờ cần thiết để lấy sổ phụ ngân hàng

Khi cần lấy sổ phụ ngân hàng để hoàn thiện sổ sách thu chi của doanh nghiệp thì tùy vào ngân hàng khách hàng sẽ phải chuẩn bị những giấy tờ cần thiết theo yêu cầu. Tuy nhiên, các giấy tờ mà ngân hàng yêu cầu cần có thường là giấy giới thiệu của đơn vị.

Trên giấy giới thiệu phải bao gồm chữ ký của người chủ tài khoản. Người được giới thiệu tới ngân hàng thực hiện xin cấp sổ phụ phải trình diện theo giấy chứng minh thư nhân dân hoặc là các giấy tờ tùy thân như thẻ căn cước. Trong một số trường hợp tài khoản là công ty ngân hàng còn có thể yêu cầu cung cấp thêm thông tin mã số thuế của doanh nghiệp.

Các thông tin cần thiết phải có trong Giấy giới thiệu

Khi tiến hành soạn thảo, Giấy giới thiệu lấy Sổ phụ Ngân hàng bạn cần lưu ý các nội dung cần có, cụ thể:

• Thông tin về tên cơ quan, Số giấy giới thiệu sẽ được trình bày ở phía trên cùng góc trái của văn bản.
• Quốc hiệu tiêu ngữ và thông tin về ngày tháng năm viết giấy giới thiệu sẽ được trình bày ở phía trên cùng góc phải của văn bản.
• Tên của giấy giới thiệu “GIẤY GIỚI THIỆU” được viết in hoa có dấu và trình bày ngay giữa trang giấy.
• Mục kính gửi tiếp theo phải ghi cụ thể tên và địa chỉ chi nhánh của Ngân hàng.
• Phần thông tin người được giới thiệu đặc biệt phái chú ý ghi đúng thông tin học và tên người được giới thiệu.
• Về chức vụ cần ghĩ rõ ràng và chính xác chức vụ của người được giới thiệu đến lấy sổ phụ Ngân hàng.
• Cử đến: ghi địa chỉ của Ngân hàng và tên ngân hàng được cử đến để thực hiện Lấy sổ phụ.
• Thời gian đến đế lấy sổ phụ của Ngân hàng cũng phải trình bày rõ ràng ngày/tháng/năm.
• Thời hạn của Giấy giới thiệu được ghi và Thủ trưởng cơ quan ký, đóng dấu và ghi rõ họ và tên.

Kết luận

Qua những nội dung trong bài viết trên, chắc hẳn bạn đã có thêm những kiến thức mới về sổ phụ ngân hàng. Hi vọng bài viết mà Tam Khoa mang đến đã có thể giúp ích được nhiều cho bạn. Nếu như bạn còn có thắc mắc nào khác, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn nhanh nhất nhé.

Tam Khoa hiện đang cung cấp các giải pháp phần mềm tự động hạch toán và phần mềm kế toán có thể tự động đọc và lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử có sẵn, tự động hạch toán các nghiệp vụ chỉ với 1 CLICK đồng thời tự động đồng bộ sang phần mềm kế toán để bạn dễ dàng thực hiện kết toán, lập các báo cáo tài chính và thực hiện kết chuyển số liệu cuối kỳ. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi trong hôm nay để được tư vấn và nhận các ưu đãi cực khủng nhé.