Hóa đơn bán hàng Tiếng Anh là gì? Mẫu hóa đơn bán hàng Tiếng Anh thông dụng

Trong giao dịch thương mại với đối tác nước ngoài, việc sử dụng hóa đơn bán hàng Tiếng Anh ngày càng phổ biến. Loại hóa đơn này không chỉ giúp thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn hỗ trợ rõ ràng về chứng từ, đặc biệt với các doanh nghiệp có khách hàng quốc tế. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ khái niệm, mẫu thông dụng và các cách lập hóa đơn bán hàng bằng tiếng Anh.

1. Hóa đơn bán hàng tiếng Anh là gì?

Hóa đơn bán hàng Tiếng Anh thường được gọi là “sales receipt” hoặc “sale invoice“. Đây là chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ đã hoàn tất, đặc biệt phổ biến trong các hoạt động bán lẻ, thanh toán trực tiếp hoặc giao dịch không thuộc diện kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.

Hóa đơn bán hàng thường được sử dụng bởi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhỏ, siêu thị, cửa hàng bán lẻ, hoặc các đơn vị sử dụng phương pháp trực tiếp để tính thuế.

Có thể bạn quan tâm: Cách viết hóa đơn bán hàng chi tiết nhất

2. Mẫu hóa đơn bán hàng tiếng Anh thông dụng

Dưới đây là mẫu hóa đơn bán hàng tiếng Anh thông dụng, thể hiện đầy đủ các thành phần cơ bản như thông tin người bán - người mua, danh mục hàng hóa, phương thức thanh toán và tổng giá trị đơn hàng.

Tải xuống: Mẫu hóa đơn bán hàng Tiếng Anh bản word

Khi số lượng hóa đơn phát sinh lớn, việc theo dõi, hạch toán và xử lý chứng từ trở nên khó kiểm soát nếu thực hiện thủ công. Với phần mềm kế toán online MISA AMIS được tích hợp trực tiếp với dịch vụ hóa đơn điện tử MISA meInvoice, doanh nghiệp có thể đồng bộ toàn bộ quy trình: từ ghi nhận hóa đơn đầu vào, phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, đến tự động hạch toán doanh thu ngay khi hóa đơn được lập.

Dùng thử miễn phí

3. Hướng dẫn tạo hóa đơn bán hàng tiếng Anh

3.1. Hướng dẫn tạo hóa đơn bán hàng tiếng Anh trên word

Nếu bạn không muốn thiết kế hóa đơn từ đầu, Microsoft Word đã tích hợp sẵn nhiều mẫu hóa đơn chuyên nghiệp - trong đó có cả mẫu hóa đơn bán hàng bằng tiếng Anh. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn có thể dễ dàng chọn và chỉnh sửa hóa đơn phù hợp với nhu cầu sử dụng. Cụ thể các bước như sau:

Bước 1: Nhấn chọn vào “New” để tạo file mới

Mở Microsoft Word, chọn File → New từ thanh menu. Đây là nơi bạn có thể truy cập thư viện mẫu văn bản có sẵn do Microsoft cung cấp.

Bước 2: Tìm kiếm mẫu bằng từ khóa “invoice”

Tại ô tìm kiếm, gõ từ khóa “invoice”. Word sẽ hiển thị hàng loạt mẫu hóa đơn khác nhau như: sales invoice, service invoice, product invoice, v.v.

Bước 3: Nhấn đúp vào một mẫu ưng ý

Chọn mẫu bạn cảm thấy phù hợp với loại hình kinh doanh và bố cục mong muốn. Nhấn đúp vào mẫu để mở và sử dụng.

Bước 4: Chỉnh sửa nội dung hóa đơn

• Tiêu đề hóa đơn (Invoice Title): Thông thường, tiêu đề sẽ hiển thị là “INVOICE” hoặc “SALES INVOICE” ở đầu trang. Bạn có thể chỉnh lại thành “SALES RECEIPT” nếu muốn tạo hóa đơn bán lẻ.
• Ngày lập hóa đơn (Invoice Date): Word có thể tự động chèn ngày hiện tại. Tuy nhiên, nếu gửi qua email hoặc xuất file điện tử, bạn nên tự nhập ngày cố định, tránh dùng trường ngày động vì nó sẽ cập nhật mỗi khi mở lại file.
• Số hóa đơn (Invoice Number): Điền mã số hóa đơn giúp bạn quản lý và theo dõi hóa đơn dễ dàng hơn - đặc biệt hữu ích khi có nhiều giao dịch.
• Địa chỉ người gửi & người nhận:
  • Cập nhật thông tin doanh nghiệp bạn (tên, địa chỉ, số điện thoại, email) ở phần “From” hoặc “Bill From”.
  • Phần “To” hoặc “Bill To” điền tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của khách hàng.
• Thông tin chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Sử dụng bảng có sẵn để liệt kê:
  • Tên mặt hàng (Item/Description)
  • Số lượng (Quantity)
  • Đơn giá (Unit Price)
  • Thành tiền (Amount)
  • Tổng cộng (Total)
• Tổng số tiền thanh toán: Phần này thường nằm cuối bảng. Bạn có thể bôi đậm hoặc đổi màu dòng “Total Due” hoặc “Amount Payable” để khách hàng dễ nhận biết.

Bước 5: Lưu và xuất hóa đơn

Sau khi điền xong thông tin, bạn nhấn File → Save As để lưu lại hóa đơn dưới dạng Word hoặc PDF.

3.2. Hướng dẫn tạo hóa đơn bán hàng tiếng Anh trên phần mềm MISA AMIS kế toán

Để giúp doanh nghiệp tạo và quản lý hóa đơn bán hàng một cách chuyên nghiệp, phần mềm kế toán online MISA AMIS cung cấp tính năng lập hóa đơn điện tử trực tiếp trên hệ thống với giao diện thân thiện, thao tác nhanh gọn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước tạo hóa đơn bán hàng trên nền tảng này:

Bước 1: Truy cập phân hệ “Quản lý hóa đơn”

Từ giao diện chính của phần mềm MISA AMIS, người dùng chọn phân hệ “Quản lý hóa đơn” để bắt đầu thiết lập mẫu hóa đơn.

Bước 2: Chọn chức năng “Khởi tạo mẫu”

Tại giao diện quản lý hóa đơn, nhấn “Khởi tạo mẫu” để tạo mới mẫu hóa đơn phù hợp với hình thức bán hàng của doanh nghiệp.

Bước 3: Nhấn “Thêm mới”

Tiếp tục chọn “Thêm mới” để tạo một mẫu hóa đơn mới hoàn toàn từ đầu.

Bước 4: Thiết lập mẫu hóa đơn

Tại bước này, người dùng thực hiện:

• Chọn loại hóa đơn là “Hóa đơn bán hàng”
• Lựa chọn khổ giấy (A4, A5) tùy theo nhu cầu sử dụng và phương thức in ấn
• Khai báo các thông tin cần thiết trên hóa đơn bán hàng

Bước 5: Kích hoạt chế độ hóa đơn song ngữ

Tại giao diện “Thiết lập thông tin chung”, tích chọn vào mục “Hiển thị song ngữ”.

Khi được kích hoạt, chương trình sẽ tự động dịch các nội dung diễn giải sang tiếng Anh, giúp bạn phát hành hóa đơn song ngữ một cách nhanh chóng và chính xác.

Bước 6: Kiểm tra và lưu hóa đơn

Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin và định dạng mẫu, người dùng nên kiểm tra lại toàn bộ nội dung hóa đơn, sau đó nhấn “Lưu” để hoàn tất quá trình tạo mẫu. Mẫu này sẽ được lưu trong hệ thống để sử dụng khi phát hành hóa đơn cho khách hàng.

4. Các thuật ngữ tiếng Anh liên quan đến hóa đơn bán hàng

Khi lập hoặc xử lý hóa đơn bán hàng tiếng Anh, việc sử dụng đúng thuật ngữ chuyên ngành không chỉ giúp tăng tính chuyên nghiệp mà còn hạn chế sai sót trong trao đổi, đặc biệt khi làm việc với đối tác quốc tế hoặc sử dụng phần mềm kế toán song ngữ.

Dưới đây là một số từ vựng tiếng Anh phổ biến thường xuất hiện trên hóa đơn bán hàng:

Tiếng Việt Tiếng Anh tương ứng Hóa đơn bán hàng Sales receipt/Sale invoice Người bán Salesperson Khách hàng Customer Ngày giao dịch Date Tên hàng hóa Item / Product name Mô tả sản phẩm Description Số lượng Quantity Đơn giá Unit price Thành tiền Total amount Phương thức thanh toán Payment method Tiền mặt Cash Thẻ tín dụng Credit Card Chuyển khoản Bank Transfer Số hóa đơn Sales receipt number

5. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng

Việc sử dụng hóa đơn bán hàng đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu đầy đủ mà còn đảm bảo tính hợp lệ về mặt pháp lý và thuận tiện khi kiểm tra, đối chiếu. Dưới đây là những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần nắm rõ:

• Xác định đúng loại hóa đơn cần sử dụng: Hóa đơn bán hàng được dùng cho đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hộ kinh doanh cá thể hoặc các trường hợp không thuộc diện xuất hóa đơn GTGT. Tránh nhầm lẫn với hóa đơn giá trị gia tăng (VAT invoice) hoặc hóa đơn thương mại (commercial invoice).

• Tuân thủ quy định về nội dung hóa đơn: Hóa đơn phải có đầy đủ thông tin như: tên đơn vị bán - mua, mã số thuế, ngày lập hóa đơn, danh mục hàng hóa, đơn giá, tổng tiền… Nếu hóa đơn song ngữ, phần tiếng Anh phải đúng định dạng và không được làm sai lệch nội dung tiếng Việt.

• Không lập hóa đơn sai thời điểm: Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

• Bảo quản và lưu trữ hóa đơn đúng quy định: Hóa đơn bán hàng, dù là bản giấy hay điện tử, đều cần được lưu trữ đầy đủ theo thời hạn quy định để phục vụ thanh tra, kiểm toán hoặc đối chiếu công nợ.

• Sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp hóa đơn điện tử: Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn quá trình phát hành, lưu trữ và tra cứu hóa đơn - hạn chế sai sót, mất mát chứng từ và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Kết luận

Việc sử dụng hóa đơn bán hàng tiếng Anh không chỉ là nhu cầu thiết yếu trong giao dịch quốc tế, mà còn là một tiêu chí thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Để đảm bảo hóa đơn hợp lệ, chính xác và dễ quản lý, bạn nên áp dụng đúng định dạng, ngôn ngữ theo quy định, đồng thời lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp.

Một giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay là phần mềm kế toán online MISA AMIS. Không chỉ hỗ trợ lập và xuất hóa đơn bán hàng một cách nhanh chóng, nền tảng này còn tích hợp nhiều công nghệ thông minh:

• Tự động nhận diện và hạch toán chứng từ bán hàng từ hóa đơn đầu vào, giúp giảm thao tác thủ công và sai sót.
• Trợ lý kế toán ảo AVA: Cảnh báo sai lệch định khoản, nhắc nhở thời hạn kê khai và nộp thuế. Đồng thời gợi ý các bút toán định kỳ và báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
• Phát hành hóa đơn điện tử song ngữ với mẫu tùy chỉnh, đảm bảo đúng quy định.
• Lưu trữ hóa đơn và chứng từ điện tử trên nền tảng cloud, đảm bảo an toàn dữ liệu, truy xuất nhanh mọi lúc mọi nơi.
• Báo cáo tài chính, báo cáo bán hàng, công nợ theo thời gian thực, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, ngân hàng và hóa đơn điện tử, đồng bộ dữ liệu liên tục - không cần nhập tay.

Trải nghiệm ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để tối ưu quy trình kế toán - hóa đơn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả!