Mẫu bảng kê văn phòng phẩm là loại biểu mẫu quen thuộc, thường được sử dụng để quản lý việc mua sắm, cấp phát hoặc kiểm kê các loại văn phòng phẩm trong doanh nghiệp, tổ chức, cả với hộ kinh doanh. Bài viết dưới đây cung cấp các mẫu bảng kê văn phòng phẩm Excel được áp dụng phổ biến hiện nay, phù hợp với nhiều kiểu quản lý từ đơn giản tới chuyên nghiệp.
1. Bảng kê văn phòng phẩm là gì?
Bảng kê văn phòng phẩm là tài liệu liệt kê đầy đủ các vật dụng sử dụng trong văn phòng như giấy in, bút, sổ tay, kẹp ghim, bìa hồ sơ và các đồ dùng khác. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thường lập bảng kê này khi phát sinh hoạt động mua sắm, cấp phát hoặc sử dụng nội bộ văn phòng phẩm, kèm theo thông tin chi tiết về số lượng, chủng loại, mẫu mã và đơn giá của từng mặt hàng. Nhờ đó, đơn vị có thể quản lý chi phí vật tư văn phòng minh bạch và có hệ thống.
Trong quy trình kế toán kho và tài chính, bảng kê văn phòng phẩm đóng vai trò làm căn cứ để lập phiếu nhập kho, đối chiếu khi thanh toán với nhà cung cấp, cũng như ghi nhận hạch toán chi phí đúng kỳ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chứng từ này không phải là căn cứ để khấu trừ thuế GTGT; doanh nghiệp không được đưa bảng kê văn phòng phẩm vào phần thuế GTGT đầu vào khấu trừ.
2. Một số mẫu bảng kê văn phòng phẩm thông dụng
2.1. Mẫu bảng kê mua văn phòng phẩm
Bảng kê mua văn phòng phẩm (còn gọi là bảng kê đặt hàng) là tài liệu dùng để quản lý toàn bộ quá trình mua sắm đồ dùng văn phòng cho doanh nghiệp. Bộ phận mua hàng hoặc quản trị vật tư sử dụng mẫu này để theo dõi, đối chiếu và kiểm soát từng đơn mua.
Nội dung thường có:
- Ngày đặt và số phiếu: xác định thời điểm, mã đơn.
- Nhà cung cấp: tên, địa chỉ, thông tin liên hệ.
- Danh mục hàng hóa: tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền theo dòng.
- Tổng cộng: giá trị đơn mua.
- Xác nhận: chữ ký người lập và người duyệt.
2.2. Mẫu bảng kê cấp phát văn phòng phẩm
Đây là biểu mẫu ghi nhận việc cấp phát vật tư văn phòng cho từng cá nhân hoặc phòng ban. Mục tiêu là minh bạch phân bổ, kiểm soát tồn kho và ngăn thất thoát.
Trường thông tin cốt lõi:
- Người nhận: họ tên, bộ phận, liên hệ.
- Ngày cấp phát: thời điểm xuất dùng.
- Danh sách vật phẩm: tên hàng, số lượng, đơn vị tính; kèm chữ ký xác nhận của người nhận.
- Tồn kho sau cấp: số lượng còn lại để tiện theo dõi.
- Chữ ký: người cấp phát và người nhận để chốt trách nhiệm sử dụng.
2.3. Mẫu bảng kê hàng tồn văn phòng phẩm (bảng kiểm kê)
Mẫu này dùng để kiểm kê nhanh trạng thái tồn kho văn phòng phẩm tại một thời điểm xác định, phục vụ cân đối tái cấp, mua bổ sung và ghi nhận chênh lệch.
Thông tin nên có:
- Mã hoặc tên vật tư: định danh từng mặt hàng.
- Tồn đầu kỳ/ban đầu: số lượng trước kiểm kê.
- Số lượng thực tế: kết quả sau kiểm tra.
- Thiếu, hỏng: ghi rõ chênh lệch, tình trạng hư hỏng.
- Ngày kiểm kê và người thực hiện: xác định thời điểm và trách nhiệm kiểm đếm.
2.4. Mẫu bảng kê thanh toán văn phòng phẩm
Bảng kê thanh toán là chứng từ tổng hợp để đối chiếu, xác minh chi tiêu cho các đơn mua văn phòng phẩm trước khi chi trả, giúp kế toán hạch toán chính xác.
Các mục thông tin chính:
- Nhà cung cấp: tên, địa chỉ, mã số thuế nếu cần.
- Tham chiếu đơn mua: số đơn đặt hàng, số phiếu nhận hàng.
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền theo từng dòng.
- Tổng trước thuế: tổng giá trị hàng hóa dịch vụ.
- Thuế và vận chuyển: các khoản thuế, phí giao hàng nếu áp dụng.
- Số tiền phải trả: tổng thanh toán cuối cùng.
- Phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ.
- Xác nhận: chữ ký người lập, người kiểm soát và người duyệt chi.
2.5. Phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm
Trong quá trình làm việc, việc đề xuất mua sắm văn phòng phẩm là nhu cầu chính đáng của nhân viên văn phòng để phục vụ cho công việc. Khi cần bổ sung vật tư, nhân viên thường lập mẫu giấy đề nghị mua văn phòng phẩm để gửi lên bộ phận phụ trách.
Các mục thông tin chính:
- Loại văn phòng phẩm
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Mục đích sử dụng
- Thời gian sử dụng
Tải về Phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm tại đây
Xem thêm:- Tải mẫu phiếu xuất kho, nhập kho file Excel, Word mới nhất
- Mẫu 01/TNDN - Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơnMẫu 01/TNDN - Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn
3. [Tải về dùng được ngay] Các mẫu bảng kê văn phòng phẩm excel và lưu ý khi sử dụng
Dưới đây là file tổng hợp các mẫu bảng kê văn phẩm thông dụng anh/chị có thể tải về sử dụng ngay:
Để hạn chế sai sót khi lập bảng kê văn phòng phẩm, đặc biệt với người chưa có nhiều kinh nghiệm, anh/chị hãy ghi nhớ những lưu ý sau:
- Khi các cột thông tin như tên vật tư, địa chỉ nơi mua, số lượng, đơn giá còn trống, hãy kẻ một đường chéo từ trên xuống để tránh bổ sung ngoài ý muốn.
- Bảng kê mua hàng do bên mua lập cần làm 02 liên: có thể dùng giấy than để viết một lần in sang mặt sau hoặc in ra 2 bản giống nhau.
- Hoàn tất bảng kê phải rà soát kỹ và có chữ ký xác nhận của cấp trên và kế toán trưởng: - Liên 1: lưu hồ sơ nội bộ. - Liên 2: dùng để làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán.
- Trường hợp bảng kê có nhiều trang, phải đánh số trang liên tục và đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính toàn vẹn chứng từ.
- Trên trang cuối, cần đủ chữ ký của các bên liên quan: người bán, người mua, kế toán trưởng, người phê duyệt.
- Số bảng kê phát hành phải khớp với số liên hóa đơn, và cần lưu kèm hóa đơn để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu của cơ quan có thẩm quyền khi cần.
- Cả bên bán và bên mua phải quản lý, lưu trữ hóa đơn kèm bảng kê đúng quy định pháp luật.
