Với năng lực hiện tại của những đơn vị tổ chức event Việt Nam thì thường không đủ khả năng cung ứng tất cả các thiết bị, vật dụng cho một chương trình thực hiện event. Và một số đơn vị thực hiện event sẽ chọn phương pháp hoặc thuê ngoài hay tự thuê mướn. các người cho rằng việc tự thuê mướn và vận hành đa số thiết bị đó là phương pháp để tiết kiệm chi phí cho sự kiện. Tuy nhiên, bạn biết không, việc thuê ngoài sẽ có rất lớn điểm lợi và đôi khi chi phí sẽ thấp hơn so với bạn tự làm đấy!

cong ty to chuc su kien tat nien

Hầu như với tất cả đa số hạng mục bạn đều có thể thuê ngoài, việc thuê ngoài giúp đỡ bạn chuyên nghiệp hơn, quản lý sự kiện hoàn chỉnh hơn. Trong số những dịch vụ và thiết bị thuê ngoài thì có đa số hạng mục được thuê ngoài đa số, cụ thể:

rủi ro con người, nhân sự: Một team tổ chức chương trình sẽ có đa số người tổ chức và chịu trách nhiệm chính và các người khác. Hãy tưởng tượng, bạn hay đồng nghiệp của bạn là một người chủ chố của team, và bạn thuê một số bạn PG cho sự kiện đó. Và để đa số bạn PG làm hoàn chỉnh nhiệm vụ của bản thân ở event, bạn hay đồng nghiệp của bạn sẽ phải làm việc với từng bạn PG, hướng dẫn từng người thì thời gian và công sức sẽ tốn rất nhiều. Thời gian đó bạn có thể dành để quản lý chung, coi ngó tiến trình thực hiện chương trình chẳng hạn.

cong ty to chuc su kien tat nien

Và bạn còn nên nhân lên rất nhiều thời gian “lãng phí” này bởi vì bạn không phải chỉ làm việc với nhóm PG mà còn phải làm việc với nhiều ca sĩ, diễn viên, MC, helper, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh… Thay nguyên nhân vì phải “đau đầu” làm việc với từng người, nhắc họ đến đúng giờ, thương lượng hợp đồng, sao bạn không outsource cho một đơn vị cung cấp thêm nào đó và chú tâm vào một vài việc khác quan trọng hơn để đảm bảo hoàn hảo cho sự kiện.

Trang thiết bị

Trang thiết bị thực hiện sự kiện có thể là hệ thống âm thanh – ánh sáng, máy chiếu – màn chiếu, cabin phiên dịch (trong đa số sự kiện có yếu tố nước ngoài), màn hình LED, máy đánh laser, LCD… một số vật dụng này thường đa số công ty tổ chức event không có sẵn mà buộc nên đi thuê mướn. một số nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thêm thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển nhiều thiết bị, và người thực hiện event sẽ không cần bận tâm tới việc vận hành các thiết bị này nếu như tìm được một nhà cung cấp thêm đáng tin cậy.

Thi công – lắp đặt

Bạn phải làm việc kĩ với nhà cung cấp ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng bởi đây là hạng mục quan trọng và mất khá nhiều thời gian.