Đối với nhiều sự kiện được tổ chức tại những tỉnh, những chuyến “chinh chiến xa nhà” thường khó khăn hơn so với một vài sự kiện được tổ chức ở địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với các chuyến đi xa như thế này thì cần nên có các chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là rủi ro dự toán cho team thực hiện event đó bởi vì có khá nhiều chi phí phát sinh mà nếu như không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng tới ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn nên thêm những khoản đi lại, ăn ở, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia một số phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

cong ty to chuc su kien tat nien

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là vấn đề đầu tiên mà một số nhà thực hiện sự kiện nghĩ đến. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu xe hư, phạt hành chính (nếu có).tốt nhất bạn nên có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn ở: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời các câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, ở bao nhiêu ngày, có thể tại thêm người một phòng khách sạn hay là không (có đa số khách sạn tại những tỉnh họ chỉ chấp nhận số người ở một phòng nhất định, do đó bạn nên dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng tại một vài hơn dự định). Về vấn đề ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống ở nơi tổ chức event. Ngoài bữa ăn chính, bạn cần tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu như có)…

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Mua sắm vật dụng: Có đa số vật dụng bạn không thể mang theo mà nên mua sắm tại hiện truờng, bạn phải thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê đa số vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. cách thức hoàn hảo là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, bởi đôi khi quá một vài việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không phòng tránh.

Trên đây là đa số vấn đề nên lưu ý khi thực hiện nhiều event ở các địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ bởi tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hay là thay đổi. Nhưng hi vọng đa số lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong các ngày đầu làm công việc thực hiện sự kiện tại tỉnh xa.