Hầu hết các doanh nghiệp khi thực hiện sự kiện họp báo, hội nghị với mục tiêu giới thiệu cũng quảng cáo cho hình ảnh của doanh nghiệp của họ đến với khách hàng, đối tác cũng như giới truyền thông. Chính vì thế hầu hết các doanh nghiệp này phải làm sao để event được diễn ra hoàn thiện và phải thật ấn tượng. Có như thế thì các khách mời tham dự mới có dấu ấn riêng về hình ảnh của doanh nghiệp bạn, là bàn đạp để phát triển sau này.

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Vậy event họp báo, hội nghi được thực hiện theo quy trình nào? Để trả lời được câu hỏi trên bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi trình bày dưới đây.

Lên kế hoạch chi tiết cho event

Bước này là bước quan trọng nhất bởi lẽ đây là tiền đề để thực hiện các bước tiếp theo. Sau khi đã xác định được đích đến cũng như chủ đề của sự kiện thì mới có thể làm các việc tiếp theo như lựa chọn ý tưởng thiết kế cho sự kiện, cần phải sử dụng những loại bàn ghế nào, đối tượng khách mời tham gia event gồm thành phần là những ai, số lượng là bao nhiêu, như vậy có phù hợp với không khí của sự kiện hay không.

Thông thường thì hầu hết sự kiện như thế này đều có không khí trang nghiêm, lịch sự bởi lẽ hội nghị thì cần có sự trao đổi cũng như di chuyển qua lại giữa những dãy bàn với nhau. Sau khi đã xác định được chủ đề của buổi tiệc thì việc tiếp theo cần làm là lên kế hoạch thực hiện sự kiện bao gồm các thông tin như yêu cầu của sự kiện, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức như thế nào, kinh phí cần thiết để thực hiện là bao nhiêu, kịch bản của chương trình, lên kế hoạch khách mời.

Tiến hành thực hiện theo kế hoạch đã vạch sẵn

Sự kiện này đòi hỏi phải chuẩn bị tốt các vấn đề, những việc như truyền thông, marketing, in ấn tài liệu, poster, thư mời. Bên cạnh đó còn phải chuẩn bị cho việc trang trí cho không gian của phòng họp như khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất... Một việc nữa vô cùng cần thiết là bạn nên chuẩn bị các dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, tea break khi cần thiết cho khách mời.

tổ chức lễ khai trương

Khi buổi lễ sắp đầu bạn cần chuẩn chị công tác đón tiếp khách mời đại biểu nhiệt tình sau đó tiến hành phát tài liệu và hướng dẫn khách mời ngồi vào đúng vị trí của họ. Khi kết thúc buổi họp báo bạn nên bố trí nhân viên ghi lại biên bản của hội nghị, hội thảo cũng như các ý kiến của ban chỉ đạo của cấp trên.