Khi mà khối lượng công việc của các Even-er ngày càng tương đối nhiều thì việc thuê ngoài (Outsourcing) là một giải pháp khá hiệu quả. Bạn có thể có được sản phẩm chuyên nghiệp hơn mà trong không ít trường hợp còn có thể tiết kiệm tiền hơn so với việc bạn tự làm. Tuy nhiên, để có thể thuê ngoài đạt chất lượng, bạn nên lưu ý 4 nội dung sau.

cho thuê rối hơi


1. Vận chuyển trang thiết bị, chỗ ăn tại cho khách mời.

Trang thiết bị tổ chức event có thể là hệ thống âm thanh - ánh sáng, máy chiếu - màn chiếu, cabin phiên dịch. những vật dụng này thường 4 công ty thực hiện sự kiện không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. 3 nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển đa số thiết bị, và người thực hiện event sẽ không nên bận tâm đến việc vận hành một số thiết bị này nếu tìm được một nhà cung cấp đáng tin cậy.

Bạn có thể nhờ sự tư vấn từ một vài nhà cung cấp để thuê mướn trang thiết bị sao cho phù hợp với nhu cầu của sự kiện (ví dụ chương trình hội nghị có ca nhạc sẽ cần không hề ít thiết bị hơn, hoặc là không gian ngoài trời sẽ khác không gian trong nhà...).

Hoặc một sự kiện đòi hỏi phải vận chuyển hành khách và tìm chỗ ở qua đêm cho họ, hãy tìm một công ty chuyên về thực hiện tour du lịch, họ rất chuyên nghiệp trong lĩnh vực này, có được mức chiết khấu hoàn chỉnh từ đa số nhà hàng, khách sạn và đôi khi còn giúp đỡ bạn rất nhiều về ý tưởng cho 4 hoạt động dành cho khách mời xung quanh event chính.

cho thue pg


2. Vấn đề nhân sự và thi công lắp đặt

Ngoài một số người chủ chốt trong một team thực hiện chương trình, còn khá nhiều nhân sự khác phục vụ cho chương trình như 4 người nổi tiếng ca sĩ, diễn viên, MC,... Hoặc PG, PB, helper, lễ tân, quay phim, chụp ảnh bạn nên sắp thời thời gian và công việc một cách thức hợp lí nhất.

Bạn cần thuê hẳn một nhà cung cấp thêm lo việc dàn dựng sân khấu, in ấn một số vật dụng trưng bày, treo gắn một số hạng mục nhận diện (banner, standee...). Tuy nhiên, bạn nên làm việc kĩ với nhà cung cấp ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng bởi do đây là hạng mục quan trọng và mất khá nhiều thời gian

nếu bạn muốn truyền thông cho event thì tốt nhất hãy outsource cho một đơn vị có kinh nghiệm trong việc này. Đừng tự khám phá phương pháp liên hệ với một số báo, đài hay là tự viết bài PR bởi vì chắc chắn bạn sẽ không có giá tốt nhất như đa số agency chuyên về ngành này.