Không hề ít doanh nghiêp, công ty, trường học, những công ty du lịch, ….muốn giới thiệu sản phẩm mới, miêu tả đa số mặt hàng, chính sách, các thông tin mới, hay một nội dung nào đó cần thiết bằng cách thức tổ chức một cuộc họp, hội thảo. Một buổi hội thảo hoàn hảo là phải thu hút được vô cùng nhiều khách mời tham dự, để lại được độc đáo hoàn chỉnh cho khách mời.

cho thue am thanh dam cuoi

Để một buổi hội thảo được diễn ra thành công, người làm sự kiện cần phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch một phương pháp chi tiết nhất, chọn lựa đơn vị chuyên tổ chức hội thảo chuyên nghiệp, uy tín nhất. Ngoài ra còn phải chuẩn bị ứng xử đa số tình huống xấu không mong muốn xảy ra hoặc đa số trục trặc có thể xảy ra trong hội nghị như: cúp điện, trời mưa, không đủ chỗ để xe,….

Bước một, nội dung tiêu đề cho chương trình

Bạn đừng xem thường bước này, không phải chỉ lo nội dung buổi hội nghị mà chủ đề chương trình mới là nội dung chính - là linh hồn của chương trình, nó quyết định đích đến tổ chức của người thực hiện và đích đến tham dự của khách mời. Ví dụ như bạn muốn thực hiện một buổi hội thảo cho các đại lý, khách hàng vip của công ty nhân dịp công ty ra đời tròn 10 năm thì bạn có thể đặt tiêu đề là “kỉ niệm 10 năm thành lập công ty’’

Bước hai, làm việc với người dẫn chương trình

Bước này niều nhà tổ chức tỏ ra khá lúng túng khi xử lý việc này. Việc mà Ban thực hiện thường làm đối với đa số vị khách mời này là bàn bạc với họ về nội dung buổi nói chuyện, thời gian nói chuyện. Bỏ mặt cho người dẫn chương trình làm gì làm, nói gì nói dẫn đến quá giờ dự kiến làm mất nhiều thời gian người dự. khá nhiều trường hợp bỏ về nửa chừng khi hội thảo chưa kết thúc. bởi do vậy chọn người dẫn chương trình có kinh nghiệm, có uy tín.

Bước ba, chọn địa điểm thực hiện hội thảo

Với những hội thảo quy mô nhỏ, ít người tham gia chọn chọn các nơi như: quán cà phê, một khuôn viên nhỏ trong nhà,…sẽ mang lại được cảm giác thân thiện, gần gũi nhau hơn. Còn với hội thảo quy mô lớn thì bạn cần chọn đa số nơi như: nhà hàng, khách sạn, bãi biển,resort,…

cho thuê bàn ghế giá rẻ

Bạn cũng nên rà soát đa số tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp thêm cho bạn xem phần nào họ sẽ miễn phí và phần nào sẽ tính phí nhằm lên dự trù kinh phí cho phù hợp. Hãy dự trù cho tất cả các vật dụng nên thiết ở sự kiện để đảm bảo việc thực hiện diễn ra chu đáo nhất, để biết những vật dụng cần thiết cho một buổi hội thảo.

Bước bốn, vấn đề marketing buổi hội thảo

Có nhiều cách truyền thông như: Email, báo chí, diễn đàn, facebook, zalo, đài phát thanh, tờ rơi, apphic,….

Nếu bạn cần các khách hàng tiềm năng thì bạn có thể mua lại dữ liệu khách hàng từ các công ty quảng bá, truyền thông, website giới thiệu việc làm…

Bước này rất quan trọng, hoàn hảo hoặc là không là nhờ vào công tác tuyên truyền này.

Bạn nên chọn thời gian truyền thông phù hợp. Không nên truyền thông quá cận ngày tổ chức bởi vì người tham dự không kịp xắp xếp công việc, bố trí thời gian, còn quá sớm thì người tham gia thấy thời gian còn xa nên chủ quan không đăng ký, sau đó họ quên không đăng ký nữa.