Khai trương, khánh thành là một trong các event đánh dấu tiến trình tiến triển của công ty vì thế mà được rất nhiều doanh nghiệp đặc biệt xem trọng. Đây không chỉ đáp ứng được nhu cầu của người tham gia mà còn quảng cáo hình ảnh của doanh nghiệp tới với khách hàng và các đối tác của doanh nghiệp, bởi lẽ thế nên để thực hiện hoàn hảo sự kiện này đòi hỏi nhà thực hiện event cần tuân thủ theo quy trình nhất định gồm đa số bước sau:
1. Tiếp nhận thông tin từ khách hàng:
Khi nhận thực hiện từ đối tác bạn cần làm rõ những nội dung sau:
Lý do để thực hiện sự kiện này là gì? mục tiêu ý nghĩa của event, thời gian thực hiện, địa điểm tổ chức, thành phần số lượng người tham gia tham dự, các yêu cầu đặc biệt trong event... từ đó sẽ là nền tảng để lập ra những nội dung cần làm tiếp theo cho công việc tổ chức.
công ty tổ chức tất niên
2.Trao đổi phân tích và tư vấn:
Đưa ra ý chủ đề, ý tưởng của sự kiện, bàn bạc tính khả thi để tiến hành chi tiết. Công việc này thông thường sẽ được thực hiện một nhóm người để phân tích kĩ lưỡng và chính xác hơn.
3. Xác định chi phí và báo giá:
Căn cứ vào nhân sự event, trang thiết bị, các hạng mục thực hiện tiệc ăn uống đi kèm, số lượng đa số hoạt động của sự kiện để định giá và báo giá với khách hàng. Thông thường sẽ thông qua đàm phán và làm việc trực tiếp bằng hợp đồng
4. Tiến hành ký kết hợp đồng thống nhất các hạng mục của sự kiện.
5. Tiến hành chuẩn bị :
-Lập danh sách khách mời.
-Xác định địa điểm tổ chức.
-Lên kịch bản chương trình.
-Thiết kế các banner, băng rôn, backrop sân khấu.
-In ấn và phát thư mời
-Xin giấy phép của cơ quan nhà nước để treo banner thông tin, marketing event .
-Nhận định và chuẩn bị các phương án rủi ro như trời mưa, mất điện,...
công ty tổ chức sự kiện tất niên
6. thực hiện event:
Tiến hành trang trí dàn dựng: Bên ngoài khu vực lễ, cổng chào khu vực khai trương, khu vực thực hiện tiệc (nếu như có).
đa số hoạt động của buổi sự kiện :
- Dàn lễ tân mặt đồng phục chào và cài hoa lên áo cho đại biểu, khách mời.
- Văn nghệ chào mừng, múa lân khai mạc.
-Dẫn chương trình tuyên bố lý do diễn tả, đại biểu.
- Phát biểu của những đại biểu.
- Nghi thức cắt băng rôn khánh thành.
- Lễ tân tiễn khách ra về
7. Kết thúc sự kiện:
Tiến hành tháo dỡ, dọn dẹp, kết thúc đa số công đoạn còn lại của hợp đồng, thu thập ý kiến khách hàng, đánh giá sự kiện.