Một trong các đặc điểm nổi bật của tổng đài ảo so với các tổng đài vật lý thông thường đó là bạn không cần phải thuê nhân viên trực tổng đài làm việc ở văn phòng, điều này tiết kiệm được chi phí văn phòng, tiền đi lại… Lý do là mọi người có thể ở nhà hoặc bất cứ đâu và làm việc bằng một kết nối ảo. Bạn có thể tưởng tượng “ảo” tức là không cần văn phòng tổng đài cũng không cần tới nhiều thiết bị phần cứng phức tạp nữa.

tong dai dien thoai noi bo

“Sức mạnh” của tổng đài là như thế nào?

Như đã trình bày tại trên, với tổng đài ảo thì nhân viên của bạn sẽ không nên thiết phải tới văn phòng để làm việc, bạn cũng không nên phải trang bị cho nhân viên của bản thân đa số chiếc điện thoại bàn để làm việc. Họ chỉ nên dùng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Không chỉ dừng lại tại đó, một thứ rất thuận tiện cho doanh nghiệp đó là tất cả nhiều nhân viên của công ty bạn sẽ gọi và nhận nhiều cuộc điện thoại với khách hàng bằng một số điện thoại duy nhất. Thật tuyệt vời đúng không ạ? Chỉ với một đầu số nhưng bạn có thể nghe, gọi với rất nhiều cuộc gọi khác nhau cùng một lúc.

ở sao tổng đài điện thoại ảo có thể thực hiện được điều đó?

Về nguyên tắc, bằng việc sử dụng internet, có nghĩa là truyền một số dữ liệu qua mạng chứ không phải bằng dây điện thoại như cách truyền thống, tổng đài ảo sẽ thực các cuộc gọi, giúp đỡ chúng ta trao đổi thông tin với nhau. Do đó, nếu như muốn sử dụng tổng đài này thì tổ chức nên phần tìm một nhà cung cấp (hiện nay trên thị trường có CMC, FPT…) để đăng ký đầu số SIP. Việc này là để bạn có thể gọi hoặc là nhận các cuộc gọi với số lượng cực kỳ đa số trên các thiết bị đa dạng như điện thoại, di động, lap top…

dien thoai ip grandstream

Và cước phí cũng hoàn toàn na ná cước phí cuộc gọi thông thường. đơn vị không nên đi dây điện thoại. Thay vào đó, công ty chỉ cần dùng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hay dùng điện thoại IP với dây mạng lan. Như vậy, nhân viên không cần đến văn phòng vẫn có thể dùng số điện thoại doanh nghiệp để chăm sóc khách hàng.

những điểm mạnh nổi bật của tổng đài ảo mang lại cho tổ chức

Không nên đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại. Thậm chí nếu như doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm thì không nên đầu tư thiết bị.

Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống, lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc) bởi vì vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn, doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.