Hướng dẫn xây dựng dự trù kinh phí của event

Tất nhiên rồi, tất cả một vài vấn đề liên quan đến tiền bạc đều không hề đơn giản chút nào. Đối với việc dự trù kinh phí cho một sự kiện cũng không ngoại lệ, và nó lại càng “khó nhằn” với các event diễn ra trong thời gian dài và quy mô lớn. Nhiệm vụ của bạn là làm sao cho mọi điều phải thật tốt nhất, một vài quyết định quan trọng phải thật nhanh và chính xác nhưng những chi tiết nhỏ cũng nên thật chu toàn.

cong ty to chuc su kien tat nien

Thực sự, rất nhiều bạn mới “dấn thân” vào con đường tổ chức sự kiện thì việc dự trù kinh phí là một khâu mà bạn phải dành đa số thời gian cũng như là công sức. nếu như bạn để sót hạng mục thì bạn sẽ bị thiếu hụt ngân sách và sẽ cho khách hàng thấy sự không chuyên nghiệp của bạn, thứ này thì thật không hoặc một chút nào.

Bạn phải dự trù làm sao cho số tiền đưa ra là một sự dự trù tối thiểu nhưng cũng phải đáp ứng đủ chi phí thiếu hụt đối với những khoản phát sinh sau đó. Không chỉ với nhiều sự kiện lớn mà đa số event nhỏ cũng rất nên việc dự trù kinh phí. Vậy làm sao thể có một bản dự trù kinh phí như vậy? Sau đây là một số gợi ý.

công ty tổ chức tất niên

Hãy chú ý đến Proposal

Bạn nhất định phải nghiên cứu thật kỹ Bảng kế hoạch của event đó, có như vậy bạn mới có thể biết được chúng ta nên chuẩn bị cho nhiều tiết mục nào. các bạn rất chủ quan bỏ qua không đọc kỹ phải vô tình dự trù thiếu soát những hạng mục quan trọng. thứ này thật không đáng có, và hậu quả là bạn không có ngân sách cho mục này rồi đấy.

Bước kế tiếp, người làm sự kiện nên liệt kê đầy đủ danh mục hàng hóa và dịch vụ nên thiết cho việc tổ chức về số lượng, chất lượng và chi phí. Tùy loại hình event và nội dung của nó mà những hạng mục sẽ được định ra sao cho phù hợp.

Ngoài ra, một vài sự kiện mà người muốn tổ chức thường đưa ra một ngưỡng giới hạn về ngân sách. Khi đó, bạn nên biết “Liệu cơm gắp mắm”. nếu như ngân sách thiếu hụt, chúng ta phải kiểm tra lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ một vài khoản có mức độ cần thiết thấp để bảo đảm ngân sách đã cho.

Một yếu tố chủ yếu khác là “Đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện”. Một event luôn có thể phát sinh những việc chúng ta không lường trước được. bởi do vậy, khoản dự phòng này giúp đỡ người làm event hạn chế những nguy cơ thất bại. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 10% tùy mức độ phức tạp của từng sự kiện.