Các thứ bạn cần chuẩn bị trước khi tham gia tổ chức event

Sự hoạt động một cách trơn tru với cả ekip không phải là điều dễ dàng. Nhất là đối với ekip sự kiện, khi mà có khá nhiều hoạt động và công đoạn phải thực hiện. Dưới đây là đa số gợi ý để bạn có thể giúp đỡ kết hợp ekip event thành công.

Tổ chức Tết trung thu cho thiếu nhi

Chuẩn bị perfect một số công cụ hỗ trợ cho việc liên lạc với team của sự kiện

Bộ đàm là vật dụng cần thiết không thể thiếu trong suốt quá trình diễn ra event, đặc biệt là 5 Event lớn đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, nhanh lẹ. Bạn nên tự trang bị cho mình ít nhất hai chiếc điện thoại đầy đủ pin sạc, chắc chắn sẽ rất hữu dụng khi làm việc ngoài hiện trường.



Họp phân công thực hiện nhiệm vụ ở hiện trường sự kiện

Phân công nhiệm vụ tại hiện trường có lẽ là bước chủ yếu nhấtbước này nhằm chốt lại vai trò nhiệm vụ của từng ekip để phù hợp với hiện trường thực tế. Bạn hãy nắm thật kĩ phần việc của mình trước, sau đó cố gắng chú ý tới phần việc của các người khác để kịp thời hỗ trợ khi cần thiết, bởi lẽ tổ chức một sự kiện thành công là kết quả của cả tập thể đoàn kết. có sự tương tác khi làm việc, đồng thời tránh gây nguy cơ thất bại cho sự kiện.

Ở mỗi địa điểm thực hiện sự kiện thì văn hóa mỗi đối tác sẽ khác nhau. Chúng ta nên tích cực xây dựng và duy trì mạng lưới nhà cung cấp thêm gắn kết cùng công ty, hạn chế làm chung với đa số bên mà chưa hiểu gì về họ. Ngay tại hiện trường cũng có nhiều cách để cùng làm việc hòa hợp với nhà cung cấp thêm để đem lại hiệu quả cao nhất cho event

tổ chức lễ khai trương

Khả năng kiểm soát những nguy cơ thất bại, giải quyết mọi sự cố trong event của Event Manager

Để kiểm soát được rủi ro trong sự kiện, nhất là khi phải kết hợp với rất nhiều ekip thì việc điều phối, chỉ đạo của Event Manager đòi hỏi phải nhanh nhạy, quyết đoán, chính xác. Để kịp thời ứng phó với các tình huống nguy cơ thất bại, Event Manager phải liên lạc thường xuyên với những ekip tổ chức chương trình. Mặt khác, chúng ta có thể chọn đa số vị trí phù hợp để có tầm nhìn bao quát sự kiện. Khi có sự cố phát sinh, tốc độ ra quyết định sẽ định đoạt kết quả của việc giải quyết sự cố.



Một lưu ý nữa, khả năng ra quyết định của Event Manager còn phụ thuộc khá nhiều vào cơ chế của một agency. Với 3 công ty thực hiện event có quy mô lớn thì cơ chế độc lập cho một số ekip rất tốt nhất và tính chịu trách nghiệm của một số cá nhân cao, do đó khả năng ra quyết định độc lập cũng được rèn luyện rất nhiều.