Cách kiểm soát tài chính trong hoạt động tổ chức sự kiện

Việc quản trị tài chính trong hoạt động tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng, cụ thể nó ảnh hưởng trực tiếp đến kinh phí hoạt động cũng như hiệu quả mà hoạt động event mang lại, là cơ sở để thuyết phục những đối tác có liên quan chấp nhận triển khai dự án. Chính vì vậy việc quản trị tài chính trong hoạt động event được thực hiện từ rất sớm và kết thúc sau các hoạt động còn lại của tổ chức sự kiện.
http://daithanhlocevent.com.vn/conte...ccb792eedd.jpg
3.1.1. Vai trò của quản trị tài chính
a) Trước khi thực hiện - Quản trị tài chính là yếu tố quan trọng để một dự án được triển khai, bằng cách đánh giá giữa kinh phí thực hiện và hiệu quả mà dự án mang lại. Nếu công tác dự báo và quản trị không hợp lý, dự án có thể không được chấp nhận hoặc không mang tính khả thi. - Quản trị tài chính giúp nhà hoạch định có khả năng đánh giá được tổng mức kinh phí thực hiện cũng như đảm bảo không có những phát sinh ảnh hưởng đến tiến trình công việc.
b) Trong quá trình thực hiện - Quản trị tài chính giúp giám sát chặt chẽ các hoạt động phát sinh chi phí trong quá trình hoạt động và phù hợp với những dự báo ban đầu. Đây là hoạt động cụ thể hóa các kế hoạch đã dự báo trước và đảm bảo các hoạt động không có kinh phí phát sinh ngoài ý muốn. - Quản trị tài chính cũng là một cơ sở để đánh giá tiến độ công việc cũng như phục vụ công tác kiểm tra và kiểm soát.
c) Sau khi thực hiện - Sau khi quá trình thực hiện hoàn tất, vai trò của quản trị tài chính là kết toán cũng như báo cáo cho các bộ phận có liên quan về tổng thể quá trình hoạt động cũng như là cơ sở đế đánh giá kết quả của sự kiện vừa được thực hiện. - Quản trị tài chính còn là cơ sở để thực hiện các hoạt động tiếp sau. 3.1.2. Quá trình quản trị tài chính Như trên đã trình bày, quản trị tài chính trong hoạt động tổ chức sự kiện được thực hiện từ rất sớm, bao gồm các hoạt động dự báo, triển khai và kiểm soát, cuối cùng là đánh giá. a) Dự báo Được thực hiện ngay từ khi lên kế hoạch cho việc tổ chức sự kiện, bao gồm 2 phương pháp chính + Dự báo các khoản kinh phí phát sinh => tổng kinh phí dự án Phương pháp này bao gồm việc dự báo các khoản phát sinh trước rồi tính tổng kinh phí thực hiện. Việc dự báo dựa trên cơ sở toàn bộ các chi phí phát sinh từ các hoạt động đã được lên kế hoạch cũng như một phần dự trù phát sinh cũng như biến động giá thị trường. - Ưu điểm: Với cách dự báo này, nhà hoạch định có thể thoải mái thực hiện công tác dự báo và triển khai dự án mà không bị hạn chế về mặt kinh phí. - Khuyết điểm: Cũng với tính chất trên, việc thực hiện dự báo theo cách này thường không mang tính thực tế vì bất kì một dự án nào cũng có phần giới hạn về ngân sách thực hiện và toàn bộ các hoạt động không được phép vượt ra ngoài kinh phí đã được đưa ra. Tổng kinh phí => các khoản phát sinh Đây là các ngược lại với cách trên, nghĩa là trên cơ sở kinh phí cho trước, nhà hoạch định sẽ phân bổ chi phí cho từng hạn mục và tổ chức thực hiện trên cơ sở các khoản phân bố đó. Trên thực tế đây là cách được thực hiện khá nhiều và phổ biến hơn. - Ưu điểm: Cách này đảm bảo kế hoạch sẽ được thực hiện theo từng điều kiện cụ thể của doanh nghiệp và khả năng tài chính mà doanh nghiệp có thể cung cấp. với các dự toán náy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát được tổng mức kinh phí cũng như linh động triển khai các dự án đúng theo khả năng của mình.
Công ty tổ chức sự kiện : http://daithanhlocevent.com.vn